手机新2管理端:习惯视讯会议后回来开实体会议效率真有比较好吗?到底什么是会议的正确打开方式?

频道:科技 日期: 浏览:128

过去几个月,你才习惯了视讯会议,发现其实不需要面对面,开会一样可以达到目的。现在,随着疫情的舒缓,我们回到了办公室,又开始忙着预约会议室,大家互相乔时间、面对面开实体会议。

疫情之前,你不放心视讯会议,觉得视讯会议没有效率、容易失焦。但是,现在回来开了实体会议后,你觉得实体会议真有比视讯会议更有效率吗?

或是,你觉得两者同样都没有效率?

到底什么形式才是会议的正确打开方式呢?

可以说,会议贯穿了几千年来人类文明的发展。

古埃及人发明了很多象形文字来表达「会议」的概念。由此我们可以推断,至少他们中的一些人会花一些时间聚集在一起进行协商。一个不经常举办会议的市政议会,就像一个没有公牛的斗牛士竞技会——只不是一群坐在一起的小丑。

四千年后,会议一词也经历了翻天覆地的变化,出现了各种变体:「站着开会」(stand-up)、「全体会议」(all-hands)、「签到」(check- in)……当新冠疫情的爆发使传统的面对面会议无法继续进行时,人类更发明了各种新的会议形式,远距会议、VR会议、语音会议......这些变化的到来势不可挡,就像月球引力带来的潮汐奔涌向海岸一样。

线上会议虽然会有延迟、卡顿的问题,但人类已经很满意了。然而,有些人认为仅仅看到、听到同事是不够的,这些人大多来自管理阶层。

他们认为,必须在实体上足够接近彼此,才能达到会议应有的效果。只有员工重新回到办公桌前,会议的疯狂魔力才会再次在工作场所绽放。

很多公司正透过强制要求员工回到办公室,来庆祝疫情的逐渐缓和,而疫情最严重时的线上会议,也被打上了「效率低下」的标签。

实情真是如此吗?

加州大学柏克莱分校(University of California, Berkeley)的历史学家Caitlin Rosenthal认为,现代会议最早可以追溯至工业革命时期大型企业的兴起和「员工也是人」的观念的诞生。

Rosenthal说:「这是从手工业转向工厂大量生产时期的重要转变。」她曾在麦肯锡公司(McKinsey & Co.)担任顾问,在那儿参加了「很多次会议」。

Rosenthal指出,在一个只有少数员工的小型制鞋作坊,并不需要太多的内部沟通,但如果一家鞋厂雇了数百名员工、透过现代化机器来提高产量,就需要在员工之间分配工作任务,并透过铁路等基础设施进行分销配送。

「突然之间,你需要以一种正式的方式分享资讯,会议随之而来。」Rosenthal说。

与此同时,许多大型企业也在重塑其所有权结构。「市场上出现了更多的公司,」Rosenthal说,「尤其是股份制公司,需要定期召开股东大会或董事会会议。」年度会议发挥了审查的作用,也提供了规划扩张的机会。

不是每一次会议都是为了就重大问题进行投票。有时会议的内容很简单:讨论晚会的主题;向员工公布最新的资料数据;确定春季运动会的日程安排。当面讨论能有效地实现这些小目标。

当然,在工作场合传递资讯的方式还有很多——同事之间的口头交流、即兴或是准备好的演讲,抑或是超大声的争论。

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但有些糟糕的会议本是出于好意。

英国作家Antony Jay在1976年发表的关于有效职场沟通的著作《如何举办会议》(How to Run a Meeting)中警告读者,一场会议如果必须等待每个人都到齐后才正式开始,但往往一定会有人迟到,「别无他法,唯有准时开始。」

Antony Jay在书中介绍了无数种会议类型,分别阐释了其目标、领导策略、讨论结构、座位安排、会议议程等——所有会议的最终目标都是提升生产力。然而,Jay本人却是坚定的会议反对者,他认为有更多有效的沟通方式,可以取代无效率的会议。只有在不召开会议带来的后果足够严重的情况下,才有开会的必要。

哈佛商学院(Harvard business School)工商管理学教授Tsedal Neeley则将职场会议的氾滥归咎于一种不言自明的假设,即口头交流是最好的沟通方式。她说:「我敢打赌,人们完全可以取消至少50%的会议。」

简而言之,开会可以是一件好事。但前提是,每个人都知道,这个会议是在「不得不开会」的情况下召开的。

Neeley还认为,一场会议的参与者最好不超过6人,以减少与会者打混的可能。

2020年2月中旬,Google Meet的工程师们收到警报,称亚洲伺服器的流量异乎寻常地高,如果不加控制,可能超过伺服器的最大荷载;此后不久,来自义大利的流量警报再次出现。为了应对「流量风险」,Google特别组建了一个由来自不同时区的工程师组成的事故响应团队,以确保Meet能够全天候正常执行。

「一夜之间,视讯通话变成了一项最重要的业务,」Google的产品高级总监Sanaz Ahari说。

为防止当机,Google增加了23个国际资料中心的伺服器负载能力,并允许所有Gmail帐户免费注册Meet(以前是付费服务)。目前,Meet在全球有超过15亿使用者。

据Google分析,2020年1月至3月期间,Meet的每日使用量峰值增长了30倍;从2020年3月到2021年3月,一年之内,全球使用者在Meet参加了超过60亿次会议;在夏季的高峰时期,Meet的每日会议时长为75亿分钟。

虽然远距视讯会议的激增是为了保证公司业务能继续进行,但这种线下到线上的转变也对员工的个人生活产生了负面影响。

为了带孩子,历史教授Rosenthal不得不拒绝一些会议,「其中大部分都不是必要的。」

Kristin Arnold将自己的职业描述为「高风险会议主持人」。

多年来她一直在抱怨会议纯属「浪费时间」,许多与会者「不知道他们为什么要参加会议」。「如果每个人都讨厌糟糕的会议,为什么我们还要继续开会?」

Arnold认为,显而易见的答案是,许多人不知道会议的「正确打开方式」,仅仅是参加过会议「不一定意味着你知道如何主持会议」。

Arnold提议,有专注的目标能够提升会议效率,就像在荒野上依照指南针前行一样。她认为,与其邀请人们参加会议、讨论重返实体办公室的政策,不如讨论如何保证那些仍然在家工作的人有更多的参与感。

根据Rosenthal的经验,当会议有明确目标时,就不再会「让你显得很忙但其实什么都没做」。她说:「你得知道要在会议中做什么。」

总而言之,会议的正确打开方式,是否面对面并不是重点,重点是尽可能清晰的目标和尽可能少的与会者。

 

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